Kun lähdet ensimmäistä kertaa pop-up-myymälään tai messuille myyntipöydän kanssa, tuotteiden ja tarvikkeiden määrä yllättää helposti. Bannerit, pöytäliinat, myyntimateriaali, varatuotteet, pakkaustarvikkeet – lista vain kasvaa. Ja ennen seuraavaa tapahtumaa kaikkea tätä pitää säilyttää jossain. Tässä artikkelissa käyn läpi, miksi väliaikainen varastointi on juuri pop-up-toiminnalle elintärkeää ja miten sen järjestää järkevästi.
Miksi pop-up-myyjät tarvitsevat varastotilaa?
Pop-up-myymälät ja messumyynti toimivat sykleissä. Tuotteita tilataan isompi erä kerralla, myydään viikonlopun aikana osa ja loput odottavat seuraavaa tapahtumaa. Kotiin ei meinaa mahtua, kun olohuoneessa on viisi pahvilaatikkoa käsintehtyä koruja ja eteisessä seisoo kolme roll-up-banneriteline.
Varastointi ratkaisee konkreettisia ongelmia. Tuotteet pysyvät turvassa ja hyväkuntoisina. Messutarvikkeet eivät ole halpoja – hyvä näyttelytelineet maksaa helposti useita satoja euroja, ja niiden rikkoontuminen lattialla makuuhuoneen nurkassa olisi harmillista. Lisäksi järjestelmällinen varastointi säästää aikaa, kun seuraavaa tapahtumaa varten kaikki löytyy nopeasti samasta paikasta.
Mitä pop-up-toimijat yleensä varastoivat?
Varastointitarpeet riippuvat tietysti siitä, mitä myyt ja missä. Tyypillisesti mukana kulkevat:
Myyntituotteet – olipa kyse käsitöistä, kosmetiikasta tai vaatteista, varastossa odottaa yleensä seuraavan tapahtuman myyntierä.
Messutarvikkeet – pöydät (jos omat), bannerit, telineet, valaistus ja muut esittelyyn liittyvät välineet. Nämä ovat usein tilaa vieviä ja niitä on hankala säilyttää kotona.
Pakkaustarvikkeet – kassit, paperit, tarrat, käyntikortit. Näitä tulee ostettua kerralla isompi nippu, jotta hinta pysyy järkevänä.
Varaosat ja korjausvälineet – teippi, piuhat, pientä rautaa, joita tarvitaan yllättävissä tilanteissa.
Muistan itsekin yhden messuviikonlopun, kun laukun vetoketju hajosi juuri ennen avajaisia. Onneksi varastossa oli varateippi ja neuloja, joilla sai tilanteen pelastettua. Varautuminen kannattaa.
Kuinka paljon tilaa tarvitaan?
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on, että pienyrityksen tarvitsemat tavarat mahtuvat aina kotiin. Todellisuudessa jo muutaman tapahtuman jälkeen tilaa tarvitaan useita kuutioita. Jos myyt esimerkiksi käsitöitä tai vaatteita, pelkkä tuotevalikoima vie helposti 5–10 kuutiota. Messutarvikkeet lisäävät tähän vielä pari kuutiota.
Hyvä nyrkkisääntö on, että aloittelevan pop-up-myyjän kannattaa varata 3–5 kuution varasto. Jos toiminta kasvaa tai tuotevalikoima laajenee, 10 kuution tila alkaa olla jo realistisempi. Älä varaa liian pientä heti aluksi – ahtaassa tilassa tavarat menevät sekaisin ja seuraavaa tapahtumaa varten pakkaaminen muuttuu helvetiksi.
Miten varastointi järjestetään käytännössä?
Hyvä varastointi ei ole vain tilan vuokraamista, vaan järjestelmän luomista. Tässä askel askeleelta:
Valitse sopiva varasto – etsi tila, joka on helposti saavutettavissa autolla. Pop-up-toiminnassa usein lastaat tavaraa autoon, joten varaston tulee olla lähellä tai ainakin väylien varrella.
Hanki kunnolliset hyllyt tai laatikot – älä pinoa kaikkea lattialle. Hyllyt pitävät tavarat järjestyksessä ja suojaavat kosteudelta.
Merkitse kaikki – käytä selkeitä tarroja. ”Messutarvikkeet – bannerit”, ”Tuotteet – talvi 2024”, ”Pakkaustarvikkeet”. Kuulostaa itsestäänselvältä, mutta tämä säästää tuskaa.
Tee tavaraluettelo – pidä yksinkertainen lista (vaikka Excelissä tai Sheetsissä), missä on merkittynä mitä varastossa on ja missä laatikossa. Näin tiedät aina, mitä sinulla on saatavilla.
Käy säännöllisesti läpi – kerran kuukaudessa tai ennen isompaa tapahtumaa kannattaa tarkistaa, ovatko tuotteet kunnossa ja onko jotain täydennettävä.
Mitä vältettäviä virheitä pop-up-varastoinnissa tehdään?
Kokemuksesta voin sanoa, että ensimmäiset messut opettavat aina jotain. Yksi yleinen virhe on varata liian pieni varasto ”säästääkseen”, minkä jälkeen tavarat ovat niin ahtaasti, ettei mitään löydä. Toinen virhe on jättää kaikki varastoon ”katsotaan sitten” -mentaliteetilla. Seuraavan messun aamuna kello viisi ei ole oikea aika etsiä, missä laatikossa bannerit olivat.
Älä myöskään säilytä helposti pilaantuvia tuotteita varastossa, jossa lämpötila vaihtelee. Jos myyt esimerkiksi luonnonkosmetiikkaa tai kynttilöitä, varmista että tila soveltuu niidenkin säilytykseen.
Kuinka usein varastoon pitää päästä?
Pop-up-toiminnassa rytmi on erilainen kuin vaikkapa verkkokaupassa. Varastoon käydään yleensä ennen jokaista tapahtumaa, eli käytännössä viikoittain tai pari kertaa kuussa riippuen tapahtumatiheydestä. Siksi varaston tulee olla helposti saavutettavissa myös iltaisin ja viikonloppuisin – messut kun usein alkavat lauantaiaamuna aikaisin.
Jotkut vuokraavat varaston, jonne pääsee vuorokauden ympäri omalla koodilla. Tämä on suositeltavaa, sillä joustavuus on tärkeää.
Turvallisuus ja vakuutukset
Pop-up-tavaroiden arvo nousee nopeasti. Pelkät messutarvikkeet voivat olla tuhannen euron edestä, tuotteet mukaan lukien helposti paljon enemmän. Varmista, että valitsemassasi varastossa on kunnollinen lukitus ja mieluiten kameravalvonta.
Kannattaa myös tarkistaa vakuutukset. Tarvitsetko erillisen yritysvakuutuksen, joka kattaa varastoidut tavarat? Kotivakuutus ei yleensä kata yritystoimintaan liittyviä tavaroita, joten asiaan kannattaa perehtyä ajoissa.
Yhteenveto: Varastointi tukee kasvua
Pop-up-myymälät ja messumyynti ovat loistava tapa kasvattaa liiketoimintaa, mutta ilman järkevää varastointia homma muuttuu nopeasti stressaavaksi. Oikeanlainen varasto antaa sinulle joustavuutta, turvaa tuotteillesi ja aikaa keskittyä olennaiseen – myymiseen ja asiakkaiden palvelemiseen.
Aloita riittävän kokoisella tilalla, pidä järjestys ja tee selkeät merkinnät. Näin seuraava messuviikonloppu alkaa sujuvasti, eikä paniikilla etsimällä kadonnutta banneriteline.