Yritysten arkistointi on yksi niistä asioista, jotka helposti jäävät viimeiseksi – kunnes toimisto täyttyy mappihyllyistä tai lakisääteinen tarkastus kolkuttaa ovelle. Hyvä arkistointikäytäntö ei ole pelkästään lakisääteinen velvollisuus, vaan se säästää aikaa, rahaa ja hermoja. Kun dokumentit ovat järjestyksessä ja helposti löydettävissä, työnteko sujuu tehokkaammin ja tietoturva pysyy hallinnassa.
Miksi arkistointi on tärkeää yrityksille
Arkistointi ei ole vain papereiden kasaamista johonkin nurkkaan. Kyse on yrityksen toiminnan jatkuvuudesta ja vastuullisuudesta. Lakisääteiset säilytysajat vaihtelevat dokumenttityypin mukaan – kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, työsopimuksia kymmenen vuotta ja niin edelleen. Jos dokumentteja ei löydy tarvittaessa, seuraukset voivat olla merkittäviä: sakkorangaistuksista aina yrityksen maineen tahriintumiseen.
Mutta arkistoinnin hyödyt ulottuvat pidemmälle kuin lakipykälien täyttämiseen. Hyvin järjestetty arkisto nopeuttaa päivittäistä työskentelyä huomattavasti. Kun vanha laskutusdata tai asiakassopimus löytyy minuuteissa, ei tarvitse soittaa kollegoille kysellen tai kaivella satoja mappeja läpi.
Digitaalinen vai fyysinen arkistointi
Nykyään yhä useampi yritys siirtyy täysin digitaaliseen arkistointiin, ja syystä. Digitaaliset dokumentit vievät nolla neliömetriä toimistotilaa, ne ovat helposti haettavissa ja varmuuskopioitavissa, ja niihin voi tehdä käyttöoikeusrajoituksia. Pilvipalvelut mahdollistavat etätyön sujuvuuden – dokumentit kulkevat mukana minnekin.
Silti monet yritykset tarvitsevat edelleen fyysistä arkistointia. Alkuperäiset sopimukset, allekirjoitetut asiakirjat tai vanhat kirjanpitoaineistot saattavat olla sellaisia, että niitä ei voi tai kannata digitalisoida. Tällöin paras ratkaisu on usein hybridi: arkistoidaan kaikki mahdollinen digitaalisesti, mutta säilytetään fyysiset originaalit järjestyksessä ulkoisessa varastossa.
Muistan kun eräs asiakasyritys siirsi kaikki vanhat mappinsa ulkopuoliseen varastoon. He digitalisoivat aktiiviset dokumentit, mutta halusivat pitää paperit käsillä ”jos jotain tapahtuu”. Tila vapautui, ja kukaan ei enää kompuroi mappihyllyihin avokonttorissa. Harvoin käytetyt arkistot pystyi hakemaan varastosta tarvittaessa, mutta ne eivät olleet enää jokapäiväisessä tilanpuutteessa.
Arkistointijärjestelmän luominen
Hyvä arkistointijärjestelmä lähtee selkeästä rakenteesta. Ensimmäinen askel on luokitella dokumentit tyypin ja säilytysajan mukaan. Perusjako voisi olla esimerkiksi:
Kirjanpitoaineisto (tositteet, tililuettelo, pääkirja, tase-erittelyt) – säilytysaika 6 vuotta
Henkilöstöhallinnon asiakirjat (työsopimukset, palkkakortit, vuosilomaraportit) – säilytysaika 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
Asiakassopimukset ja tilaukset – säilytysaika voi vaihdella sopimuksen mukaan, yleensä 3-10 vuotta
Operatiivinen dokumentaatio (tarjoukset, projektidokumentit) – säilytysaika lyhyempi, usein 1-3 vuotta
Kun dokumenttityypit on määritelty, seuraava vaihe on luoda niille looginen järjestys. Digitaalisessa arkistossa tämä tarkoittaa kansiorakennetta ja nimeämiskäytäntöjä. Fyysisessä arkistossa se tarkoittaa selkeää mappijärjestystä, etikettejä ja hyllytystä.
Käytännön vinkkejä arkistoinnin tehostamiseen
Yksi suurimmista sudenkuopista on arkistoinnin lykkääminen. Jos dokumentteja ei arkistoida heti, ne kasaantuvat, ja lopulta järjestyksen palauttaminen vie valtavasti aikaa. Parempi tapa on tehdä arkistointi osaksi normaalia työnkulkua: kun lasku tai sopimus on käsitelty, se arkistoidaan välittömästi oikeaan paikkaan.
Nimeämiskäytännöt ovat kriittisiä digitaalisessa arkistoinnissa. Hyvin nimetty tiedosto kertoo heti, mitä se sisältää. Esimerkiksi: ”2024-03-15_Lasku_1234_Asiakasnimi_Oy” on paljon parempi kuin ”Lasku1.pdf”. Käytä päivämäärää alussa (VVVV-KK-PP), niin tiedostot järjestyvät automaattisesti aikajärjestykseen.
Pääsy- ja käyttöoikeudet pitää määrittää huolellisesti. Ei kaikkien tarvitse nähdä kaikkea. Henkilöstöhallinnon asiakirjat kuuluvat vain HR:lle ja johdolle, kun taas myyntidokumentit voivat olla koko myyntitiimin saatavilla. Tämä ei ole vain tietoturva-asia, vaan myös käytännöllisyyttä – kun jokaisella on pääsy vain omiin tarpeellisiin kansioihinsa, järjestelmä pysyy selkeämpänä.
Vanhojen dokumenttien turvallinen hävittäminen
Arkistoinnissa ei ole kyse vain säilyttämisestä, vaan myös siitä, milloin dokumentit voi ja pitää hävittää. Säilytysaikojen umpeuduttua dokumentit tulisi tuhota asianmukaisesti. Henkilötiedot ja liikesalaisuudet eivät saa päätyä vääriin käsiin.
Fyysiset dokumentit kannattaa hävittää silppuroimalla tai käyttämällä asiakirjojen tuhoamiseen erikoistunutta yritystä. Digitaaliset tiedostot pitää poistaa pysyvästi – pelkkä roskakoriin heittäminen ei riitä. Varmuuskopioista ja pilvipalveluista poistetut tiedostot on syytä tarkistaa erikseen.
Ulkopuolisen varaston hyödyntäminen
Kun toimistotila täyttyy arkistoista, ulkopuolinen varasto on oiva ratkaisu. Kuopiossa on useita vaihtoehtoja, joissa yritysarkistot säilytetään turvallisesti ja järjestyksessä. Tämä on erityisen kätevää vanhoille aineistoille, joita ei tarvita päivittäin mutta jotka on lakisääteisesti säilytettävä.
Varastoratkaisun valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota turvallisuuteen, kosteudenpoistoon ja lämpötilanhallintaan. Paperit eivät siedä kosteutta, joten ilmanvaihdon toimivuus on olennaista. Lisäksi on hyvä varmistaa, että varastoon on tarvittaessa helppo päästä hakemaan tiettyä mappihyllyä.
Yleisiä kysymyksiä arkistoinnista
Voinko hävittää paperidokumentit, jos olen skannaanut ne? Pääsääntöisesti kyllä, mutta tarkista ensin, vaatiiko jokin viranomainen tai sopimuskumppani alkuperäisiä dokumentteja. Esimerkiksi tietyt allekirjoitetut sopimukset on säilytettävä alkuperäisinä.
Kuinka usein arkisto pitää päivittää? Jatkuvasti. Arkistointi ei ole kertaluontoinen projekti vaan osa päivittäistä työnkulkua. Säilytysaikoja kannattaa tarkastaa vuosittain ja hävittää vanhentuneet dokumentit.
Miten varmistan, että digitaalinen arkisto säilyy turvassa? Varmuuskopioi säännöllisesti eri sijainteihin, käytä vahvoja salasanoja ja kaksivaiheista tunnistautumista. Pilvipalvelut ovat turvallisia, jos ne on oikein konfiguroitu.
Hyvä arkistointi ei synny yhdessä yössä, mutta pienillä askeleilla ja järjestelmällisyydellä siitä tulee osa yrityksen toimintaa. Kun perusrakenteet ovat kunnossa, arkistointiin kuluva aika vähenee, ja päivittäinen työ helpottuu merkittävästi.