Kun yritys tarvitsee lisätilaa tavaroille, varaston vuokraaminen tuntuu usein yksinkertaiselta ratkaisulta. Mutta miten varastointikulut käsitellään verotuksessa? Voiko vuokrakulut vähentää? Entä mitä tapahtuu, jos varastossa säilytetään omaisuutta, joka kuuluu yrityksen käyttöomaisuuteen? Nämä kysymykset nousevat esiin heti, kun yritys alkaa suunnitella varastointia – ja oikeat vastaukset voivat säästää sekä rahaa että harmia.
Ymmärrän tämän hyvin, sillä muutama vuosi sitten oman yrityksen varastointi paisui käsiin kesken kasvukauden. Piti nopeasti vuokrata lisätilaa, ja vasta jälkikäteen aloin miettiä, miten kaikki tämä näkyy kirjanpidossa ja verotuksessa. Onneksi selvisi, että suurin osa kuluista on vähennyskelpoisia – kunhan asiat hoidetaan oikein.
Varastovuokra on vähennyskelpoinen kuluerä
Hyvä uutinen on se, että varaston vuokra on lähtökohtaisesti täysin vähennyskelpoinen yrityksen verotuksessa. Se lasketaan liiketoiminnan kuluihin samalla tavalla kuin toimistovuokra tai muut vastaavat kiinteät kulut. Tämä pätee riippumatta siitä, vuokraako yritys pienen varastokopan vai suuren hallin.
Vähennyskelpoisia ovat kaikki varsinaiset vuokrakulut sekä niihin liittyvät välttämättömät lisäkulut, kuten:
– Kuukausivuokra tai vuosivuokra
– Vakuudet ja takuuvuokrat (kun ne palautuvat)
– Varaston vakuutukset
– Käyttökulut, kuten sähkö tai lämmitys, jos ne eivät sisälly vuokraan
Tärkeää on pitää huolta siitä, että kaikki tositteet tallennetaan ja kirjaukset tehdään oikein kirjanpitoon. Pelkkä vuokrasopimus ei riitä – tarvitaan myös maksukuitit ja laskut.
Tavarat varastossa – miten ne vaikuttavat verotukseen?
Varastossa säilytettävien tavaroiden verokohtelua määrittää se, mitä ne ovat ja miksi ne ovat siellä. Jos kyseessä ovat myytävät tuotteet tai raaka-aineet, ne kuuluvat vaihto-omaisuuteen. Tämä tarkoittaa, että ne arvostetaan tilinpäätöksessä hankintahintaan tai sitä alempaan todennäköiseen myyntihintaan.
Jos taas varastoidaan käyttöomaisuutta – esimerkiksi vanhoja koneita, laitteita tai kalusteita, joita ei enää käytetä – tilanne on erilainen. Käyttöomaisuuden arvo vähenee poistojen kautta vuosittain, ja sen säilyttäminen varastossa ei muuta tätä käsittelyä.
Muistan kun meillä oli varastossa vanhoja toimistokalusteita, joita ei enää tarvittu. Kirjanpitäjä muistutti, että vaikka ne ovat varastossa, niiden poistojen tekeminen jatkuu normaalisti – tai jos niiden arvo on jo nolla, ne voi lopulta poistaa kokonaan kirjanpidosta.
Alv:n käsittely varastoinnissa
Arvonlisäveron osalta varastointikulut toimivat melko suoraviivaisesti. Jos yritys on alv-velvollinen ja vuokraa varastoa liiketoimintaansa varten, vuokranantaja yleensä perii vuokrasta arvonlisäveron (24 %). Tämän veron yritys saa vähentää omassa alv-ilmoituksessaan – edellyttäen, että varastointia käytetään verolliseen myyntiin.
Jos yritys harjoittaa alv-tonta toimintaa (esimerkiksi terveydenhuoltopalvelut), vähennysoikeus voi olla rajoitettu tai sitä ei ole ollenkaan. Tällöin varaston vuokrakuluihin sisältyvä alv jää yrityksen lopulliseksi kuluksi.
Varaston sijainti ja ulkomaiset tilanteet
Jos yritys vuokraa varastoa ulkomailta, verotukseen tulee lisää kerroksia. Ulkomainen varastointi voi aiheuttaa kiinteän toimipaikan siinä maassa, missä varasto sijaitsee – etenkin jos yritys käyttää varastoa aktiivisesti ja säännöllisesti liiketoiminnassaan.
Kiinteä toimipaikka tarkoittaa, että osa yrityksen tuloksesta voidaan verottaa myös kyseisessä maassa. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa varastosta toimitetaan tavaroita suoraan asiakkaille tai sitä käytetään jakelupisteenä.
Käytännössä tämä on harvinaisempaa pienille yrityksille, mutta jos suunnitelmissa on laajentua ulkomaille ja perustaa varastoja esimerkiksi Viroon tai Ruotsiin, kannattaa selvittää veroseuraamukset etukäteen.
Yleisimmät sudenkuopat ja virheet
Kokemuksesta voin sanoa, että kirjanpidon dokumentointi on se kohta, missä usein kompastutaan. Varastointikulut saattavat jäädä kirjaamatta oikein, jos laskut tulevat epäsäännöllisesti tai jos sopimuksessa on epäselviä kohtia. Varmista, että jokainen lasku käsitellään ja tositteistetaan kunnolla.
Toinen yleinen virhe on se, että varaston sisältöä ei päivitetä kirjanpitoon. Jos varastossa säilytetään vaihto-omaisuutta, sen arvo pitää näkyä taseessa oikein. Inventaario kannattaa tehdä vähintään kerran vuodessa – mielellään tilinpäätöksen yhteydessä.
Kolmas sudenkuoppa liittyy henkilökohtaiseen käyttöön. Jos yrittäjä säilyttää varastossa omia, yksityiseen käyttöön liittyviä tavaroita, nämä kulut eivät ole vähennyskelpoisia. Verottaja voi kiinnittää tähän huomiota, jos kustannukset vaikuttavat epäsuhteessa liiketoiminnan tarpeisiin.
Mitä kannattaa muistaa käytännössä?
Varastoinnin verotus ei ole monimutkaista, kunhan muutamat perusasiat hoitaa kuntoon:
Pidä kirjanpito ajan tasalla – tallenna kaikki tositteet ja kirjaa kulut oikein.
Erota liiketoiminta ja yksityinen käyttö – vain liiketoimintaan liittyvät kulut ovat vähennyskelpoisia.
Selvitä alv-velvollisuus – tarkista, saatko vähentää vuokran alv:n vai jääkö se kuluksi.
Tee inventaario säännöllisesti – varmistu, että varastossa olevat tavarat näkyvät oikein kirjanpidossa.
Kysy apua tarvittaessa – kirjanpitäjä tai verotuksen ammattilainen auttaa epäselvissä tilanteissa.
Varastointi on monelle yritykselle välttämätön osa toimintaa, ja onneksi sen verokäsittely on useimmiten suoraviivaista. Kun asiat hoidetaan alusta alkaen oikein, ei tule yllätyksiä veroilmoituksen tai tarkastuksen yhteydessä – ja yritys saa keskittyä siihen, mikä on tärkeintä: liiketoiminnan kasvattamiseen.