Kun yritys kasvaa tai toiminta muuttuu, varastotilanne nousee usein yllättävän nopeasti pullonkaulaksi. Tavarat kasaantuvat toimistoon, varastohyllyt pursuavat ja kukaan ei oikein tiedä, mitä kaikkea todella tarvitaan. Varastotarpeiden kunnollinen kartoitus ei ole vain inventaarion tekemistä – se on strateginen työkalu, joka säästää rahaa, tehostaa toimintaa ja auttaa tekemään järkeviä päätöksiä tulevaisuuden varalle.
Hyvin tehty kartoitus paljastaa, paljonko tilaa todella tarvitset, millaista tilaa kannattaa etsiä ja miten nykyistä varastointia voi tehostaa. Parhaimmillaan se voi säästää tuhansia euroja vuodessa, kun huomaat ettei kaikkea tarvitse varastoida samassa paikassa tai että osa tavaroista voisi olla ulkoisessa varastossa.
Aloita nykytilanteen analyysistä
Ensimmäinen askel on rehellinen tilannekuva siitä, mitä nyt varastoidaan ja missä. Käy läpi kaikki tilat, joissa yrityksellä on tavaraa – päävaraston lisäksi tämä voi tarkoittaa toimistotiloja, kellaritiloja, autoja tai jopa työntekijöiden koteja, jos etätyövälineitä on kierrossa.
Listaa kaikki varastoitavat tavarat kategorioittain. Tyypillisiä ryhmiä ovat raaka-aineet, valmiit tuotteet, varaosat, työkalut, toimistotarvikkeet, kausiluonteiset tuotteet, arkistomateriaali ja pakkausmateriaalit. Merkitse kunkin kategorian kohdalle, kuinka usein niihin käsiksi tarvitaan – päivittäin, viikoittain, kuukausittain vai harvemmin.
Muistan kun erään IT-yrityksen kanssa tehtiin tällaista kartoitusta, ja selvisi että heillä oli kolmessa eri paikassa varastoituna vanhoja tietokoneosia ”varmuuden vuoksi”. Kun todella laskettiin, kuinka usein niitä tarvittiin, vastaus oli noin kerran vuodessa. Ulkoisen varaston vuokraaminen pelkästään näille tavaroille olisi maksanut murto-osan siitä, mitä kalliin toimistotilan käyttö niihin kului.
Laske todelliset tarpeet neliömetreinä
Kun tiedät mitä varastoit, on aika laskea paljonko tilaa todella tarvitset. Älä arvaa – mittaa. Ota mittanauha käteen ja selvitä kunkin tavarakategorian nykyinen tilanpuute. Huomioi myös korkeus, sillä useimmat varastotilat mahdollistavat tehokkaan korkeussuuntaisen varastoinnin hyllyjärjestelmillä.
Mieti myös kasvuvaraa. Jos yrityksesi kasvaa, tarvitsetko 20 prosenttia lisää tilaa vuoden päästä? Vai onko kyse sesonkiluonteisesta tarpeesta, jossa talvikuukausina tarvitset enemmän tilaa kuin kesällä?
Älä unohda käytävätilaa ja käsittelytilaa. Pelkkä tavaroiden koko ei riitä – tarvitset tilaa liikkua, pakata, purkaa ja järjestellä. Yleissääntönä voi pitää, että toimivassa varastossa noin 30-40 prosenttia tilasta kuluu käytäviin ja työskentelyalueisiin.
Erittele erikoistarpeet
Kaikki tavarat eivät ole samanlaisia varastoinnin kannalta. Tässä vaiheessa on tärkeää tunnistaa erikoistarpeet, jotka vaikuttavat varaston valintaan ja kustannuksiin.
Vaativatko jotkut tuotteet lämpötilan hallintaa? Kosteuden kontrollia? Turvavalvontaa? Helppokulkuisia lattiapintoja raskaalle kalustolle? Sähköpisteitä laitteiden säilytystä varten? Nämä kaikki vaikuttavat siihen, millainen varastotila sopii ja paljonko se maksaa.
Esimerkiksi elintarvikealalla lämpötilan hallinta on kriittinen asia, kun taas elektroniikkayritys saattaa tarvita kosteuden hallintaa ja pölyttömyyttä. Rakennusalan yritys puolestaan hyötyy helposta sisäänajosta ja korkeasta tilasta.
Arvioi kuljetustarpeet ja sijainti
Varaston sijainti ei ole vain kustannuskysymys – se on logistiikkaa. Kuinka usein varastoon täytyy mennä? Pitääkö sinne päästä työpäivän aikana nopeasti? Tarvitsevatko asiakkaat noutaa sieltä suoraan?
Jos varastoon mennään harvemmin kuin pari kertaa viikossa, sijainti voi olla joustavampi ja voit etsiä edullisempia vaihtoehtoja kauempaa keskustasta. Jos taas päivittäiset käynnit ovat välttämättömiä, sijainnin on oltava lähellä toimipistettä tai hyvien liikenneyhteyksien päässä.
Mieti myös kuljetusten käytännön järjestelyt. Tarvitsetko suuren pakettiauton pääsevän sisään? Onko purkupaikka tarpeen? Voiko varastossa asioida yksin vai pitääkö aina olla kaksi henkilöä?
Kustannuslaskenta ja vertailu
Nyt on aika laskea, mitä varastointi todella maksaa. Nykyinen järjestely ei ole välttämättä ilmainen, vaikka ”oma” tila onkin. Jos varastoit kallista toimistotilaa jota voisi käyttää tuottavampaan toimintaan, menetät rahaa.
Laske nykyisen järjestelyn kokonaiskustannukset: tilan vuokra tai osuus omistamasi tilan kustannuksista, lämmitys ja sähkö, mahdolliset vakuutukset, siivous ja ylläpito. Vertaa tätä ulkoisen varaston hintaan. Usein omat laskelmat yllättävät – toimistotilaan varastointi voi maksaa viisinkertaisesti verrattuna ulkoiseen varastoon.
Selvitä myös, mitä joustavuus maksaa. Tarvitsetko pitkän sopimuksen vai lyhytaikaista ratkaisua? Muuttuuko tarpeesi vuodenaikojen mukaan?
Turvallisuus ja pääsynhallinta
Varastotarpeiden kartoitukseen kuuluu myös turvallisuuden arviointi. Millaista turvallisuutta tavarat vaativat? Riittääkö peruslukitus vai tarvitsetko hälytysjärjestelmän, kameravalvonnan tai 24/7 vartiointia?
Kuka tarvitsee pääsyn varastoon? Kuinka monta henkilöä? Voiko pääsy olla rajoitettu tiettyihin aikoihin vai tarvitaanko vuorokauden ympäri toimivaa järjestelmää?
Yleisimmät virheet kartoituksessa
Kokemuksesta voin sanoa, että suurin virhe on aliarvioida todellinen tarve. Yritykset tilaavat liian pienen varaston, ja kuuden kuukauden kuluttua joutuvat etsimään lisätilaa. Jätä aina kasvuvaraa.
Toinen yleinen virhe on unohtaa sesonkivaihtelut. Jos joulun alla tarvitset kaksinkertaisen tilan, siihen kannattaa varautua etukäteen eikä paniikissa viime hetkellä.
Kolmas sudenkuoppa on hinta-laatusuhteen sivuuttaminen. Halvin vaihtoehto ei ole aina edullisin, jos sinne on hankala päästä, tavaroiden käsittely on työlästä tai turvallisuus huono.
Seuraavat askeleet
Kun kartoitus on valmis, sinulla on selkeä kuva siitä, mitä tarvitset. Dokumentoi tulokset huolellisesti: tarvittava tila neliömetreinä, erikoistarpeet, sijaintivaatimukset, budjetti ja aikataulu.
Tämä dokumentti on työkalusi, kun alat etsiä sopivaa varastoratkaisua. Se auttaa vertailemaan vaihtoehtoja objektiivisesti ja tekemään päätöksen, joka todella palvelee yrityksen tarpeita – ei vain ratkaise hetken ongelmaa vaan toimii pitkäjänteisesti.
Varastotarpeiden kartoitus saattaa tuntua aikaa vievältä, mutta se on investointi joka maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Oikea varastoratkaisu tehostaa toimintaa, säästää rahaa ja antaa tilaa keskittyä siihen, mikä yrityksessäsi on oikeasti tärkeää.