Varaston vuokraaminen on monelle pienyrittäjälle välttämätön kuluerä, mutta moni ei tiedä, että nämä kustannukset voi vähentää verotuksessa – ja usein kokonaisuudessaan. Jos yrityksesi maksaa varastosta vuokraa, kuljetuskustannuksia tai muita varastointiin liittyviä menoja, sinulla on oikeus vähentää nämä liiketoiminnan kuluina. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä varastokustannuksia voi vähentää, miten se tehdään oikein, ja mitkä ovat yleisimmät sudenkuopat.
Miksi varastokulut ovat vähennyskelpoisia?
Verohallinnon näkökulmasta kaikki liiketoiminnan kannalta välttämättömät ja tarkoituksenmukaiset kulut ovat vähennyskelpoisia. Varaston vuokra kuuluu tähän kategoriaan, jos varastoa käytetään yritystoiminnan harjoittamiseen – esimerkiksi tuotteiden, raaka-aineiden tai työkalujen säilytykseen. Tämä tarkoittaa, että sekä toiminimellä toimiva yrittäjä että osakeyhtiön omistaja voivat vähentää varastokulut verotuksessa.
Periaate on yksinkertainen: jos kulu liittyy tulonhankkimiseen, se on vähennyskelpoinen. Varaston avulla voit säilyttää tuotteet turvallisesti, pitää liiketilasi siistinä ja tehostaa toimintaasi – eli kaikki nämä hyödyttävät suoraan yritystoimintaasi.
Mitä varastokustannuksia voi vähentää?
Vähennyskelpoisia varastokustannuksia on useita, ja on tärkeää ymmärtää, mitkä menot lasketaan mukaan. Tässä yleisimmät:
Varaston vuokra: Jos maksat kuukausivuokraa varastotilasta, tämä on täysin vähennyskelpoinen kulu. Vuokran suuruudella ei ole väliä, kunhan se on kohtuullinen ja liiketoiminnan kannalta perusteltu.
Sähkö- ja lämmityskustannukset: Jos varastossasi on sähköliittymä tai lämmitys, ja nämä kulut laskutetaan erikseen, nekin ovat vähennyskelpoisia.
Vakuutukset: Varaston sisällön vakuutus, paloturvallisuus tai murtovakuutus ovat vähennyskelpoisia, sillä ne suojaavat yrityksen omaisuutta.
Kuljetuskustannukset: Jos kuljetat tavaroita varastoon tai varastosta asiakkaille, polttoainekulut, ajoneuvon kuluminen (kilometrikorvaus) ja mahdolliset kuljetuspalvelut ovat vähennyskelpoisia.
Varaston kalusteet ja varusteet: Hyllyt, lavat, trukit tai muut varastointiin tarvittavat välineet voidaan vähentää joko kerralla (jos arvo on alle 850 euroa) tai poistaa useamman vuoden aikana.
Ylläpito ja huolto: Jos maksat esimerkiksi lukkojen vaihdosta, avaimen kopioinnista tai varaston siivouksesta, nekin ovat vähennyskelpoisia kuluja.
Miten vähennys tehdään käytännössä?
Vähennyksen tekeminen on melko suoraviivaista, mutta edellyttää huolellista kirjanpitoa. Tässä askel askeleelta:
1. Säilytä kaikki kuitit ja laskut
Varmista, että sinulla on tositteet kaikista varastoon liittyvistä menoista. Digitaaliset kuitit ja laskut kelpaavat, mutta ne täytyy arkistoida. Kirjanpito-ohjelmat, kuten Procountor tai Netvisor, helpottavat tätä huomattavasti.
2. Merkitse kulut oikein kirjanpitoon
Varastovuokra merkitään yleensä tilille ”Vuokrat” (tililuokka 4310), ja muut kulut omiin kategorioihinsa (esim. vakuutukset, sähkö, kuljetukset). Jos käytät tilitoimistoa, varmista, että he tietävät, että kyseessä on liiketoiminnan kulut.
3. Ilmoita kulut veroilmoituksessa
Toiminimellä toimiva yrittäjä ilmoittaa varastokulut elinkeinotoiminnan veroilmoituksessa (lomake 3). Osakeyhtiössä kulut vähennetään yhtiön kirjanpidossa ja tuloveroilmoituksessa.
4. Huomioi arvonlisävero
Jos olet arvonlisäverovelvollinen, voit vähentää varastovuokrasta maksamasi arvonlisäveron. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi 250 euron kuukausivuokrasta (sis. alv 25,5 %) voit vähentää noin 51 euroa arvonlisäverona, jolloin todellinen kulusi on noin 199 euroa.
Omakohtainen kokemus: unohdin dokumentoida kulut
Muutama vuosi sitten tein itse virheen, joka maksoi ylimääräistä vaivaa. Olin vuokrannut pienen varaston kesäkaudeksi, mutta en tallentanut kaikkia kuitteja järjestelmällisesti. Verotarkastuksessa jouduin kaivamaan pankkitapahtumia ja sähköposteja todistamaan, että kulut olivat todellisia. Opin kantapään kautta, että jokainen kuitti kannattaa skannata ja tallentaa heti – ei vasta verotuksen lähestyessä.
Yleisiä virheitä ja sudenkuoppia
Yksityiskäytön sekoittaminen liiketoimintaan: Jos käytät varastoa osittain yksityiseen tarkoitukseen (esim. kesämökin tavaroiden säilytykseen), voit vähentää vain sen osuuden, joka liittyy yritystoimintaan. Verohallinto voi vaatia selvitystä, jos varaston käyttö vaikuttaa epäselvältä.
Tositteiden puuttuminen: Ilman kelvollista tositetta (lasku, kuitti) kulua ei voi vähentää. Pelkkä pankkitapahtuma ei riitä.
Liian suuret kustannukset suhteessa liikevaihtoon: Jos liikevaihto on 10 000 euroa vuodessa ja varastovuokra 8 000 euroa, Verohallinto saattaa kyseenalaistaa kulun tarkoituksenmukaisuuden.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko kotona olevan varaston vähentää? Kyllä, jos käytät kotiasi tai autotallia yritystoimintaan, voit vähentää osuuden asumiskustannuksista. Tämä vaatii kuitenkin tarkempaa selvitystä ja usein käytössä olevan neliömääräisen laskelman.
Entä jos varaston sopimus on omalla nimellä, ei yrityksen? Tämä ei ole ongelma, kunhan pystyt todistamaan, että varastoa käytetään yritystoimintaan. Lasku voi olla maksettuna myös henkilökohtaiselta tililtä, mutta dokumentoi tämä huolellisesti.
Voiko varaston vuokran maksaa etukäteen ja vähentää kerralla? Kyllä, mutta jaksotusperiaatteen mukaan kulut tulisi kohdistaa sille tilikaudelle, jota ne koskevat. Käytännössä pieni etukäteismaksu ei ole ongelma, mutta vuoden vuokra kerralla kannattaa jaksottaa kuukausittain.
Yhteenveto: varastokulut kannattaa vähentää oikein
Varastokulujen vähentäminen on oikeus, joka kuuluu jokaiselle yrittäjälle. Huolellinen kirjanpito, tositteiden säilyttäminen ja oikea kirjaaminen takaavat, että saat täyden hyödyn vähennyksistä. Muista myös arvonlisäveron vähentäminen, jos olet alv-velvollinen – se pienentää todellisia kustannuksiasi merkittävästi. Jos olet epävarma, kannattaa kääntyä kirjanpitäjän tai tilitoimiston puoleen, sillä oikein tehty vähennys säästää rahaa ja vältyt mahdollisilta ongelmilta verotarkastuksessa.