Kun aloin ensimmäistä kertaa miettimään varaston vuokraamista, luulin että kustannukset ovat aika suoraviivaisia – maksat kuukausivuokran ja siinä se. Väärässä olin. Todellisten kustannusten selvittäminen vaatii hieman enemmän pohdintaa, mutta onneksi laskeminen ei ole vaikeaa kun tietää mitä kaikkea pitää huomioida.
Miksi varastoinnin kustannuslaskuri kannattaa tehdä
Varastoinnin todellisten kuukausikustannusten selvittäminen auttaa sinua tekemään järkeviä päätöksiä. Jos vertailet pelkkiä neliövuokria keskenään, saatat päätyä kalliimpaan ratkaisuun. Kun lasket mukaan kaikki kulut – kuljetukset, vakuutukset, pakkausmateriaalit ja mahdolliset lisäpalvelut – saatat huomata että hieman kalliimpi mutta lähempänä sijaitseva varasto on lopulta edullisempi.
Perusvuokra ja sen vaihtelut
Varaston perusvuokra riippuu pääasiassa koosta ja sijainnista. Kuopiossa pienimmät varastot (noin 2-3 neliötä) maksavat tyypillisesti 40-60 euroa kuukaudessa, kun taas 10 neliön varasto voi maksaa 90-150 euroa. Suuremmat, yli 20 neliön varastot hinnoitellaan usein edullisemmin neliöhintaa kohden.
Huomioi näitä tekijöitä perusvuokrassa:
Sisä- vai ulkovarasto vaikuttaa merkittävästi hintaan. Sisävarastot ovat lämpimämpiä ja suojatumpia, mutta myös kalliimpia. Sijainti on iso tekijä – keskustan lähellä olevat varastot ovat usein 20-30 prosenttia kalliimpia kuin hieman syrjemmällä sijaitsevat. Varaston varustelu vaikuttaa myös hintaan. Ilmastointi, hyvä valaistus ja turvallisuusjärjestelmät nostavat hintaa mutta suojaavat tavaroitasi paremmin.
Piilokustannukset joita ei aina huomaa
Itsekin jäin kiinni tähän ensimmäisellä kerralla. Varaston perusvuokra oli hyvä, mutta unohdin laskea että joudun ajamaan sinne kaksi kertaa viikossa hakemaan yrityksen tarvikkeita. Bensaan meni helposti 30 euroa kuukaudessa lisää, ja aikaa kului paljon.
Liikenne ja kuljetuskustannukset kannattaa laskea realistisesti. Jos käyt varastolla usein, etäisyys ja polttoaine tai julkisten kuljetusten hinnat kasvavat merkittäväksi kulueräksi. Kun valitsin uuden varaston viime vuonna, laskimme että 15 euroa kalliimpi mutta 5 kilometriä lähempänä oleva varasto säästää meille vuodessa noin 250 euroa pelkästään ajokuluissa.
Vakuutukset ovat toinen kulu joka helposti unohtuu. Monet varastoyritykset vaativat vakuutuksen tai tarjoavat oman vakuutusvaihtoehtonsa. Oma kotivakuutus ei välttämättä kata varastossa olevia tavaroita, joten erillinen varastovakuutus maksaa 10-30 euroa kuukaudessa riippuen tavaroiden arvosta.
Pakkausmateriaalit voivat yllättää hinnallaan. Laatikot, kuplakelmua, suojamuovit ja teippi – jos tarvitset paljon suojattavia esineitä, budjettiin kannattaa varata 50-100 euroa pakkausmateriaaleihin.
Laskurin rakentaminen käytännössä
Ota paperi tai Excelin taulukkolaskentaohjelma esiin. Kirjaa ylös seuraavat rivit:
Kiinteät kuukausikulut: Varaston perusvuokra, vakuutusmaksu, mahdollinen lukkoraha tai käyttömaksu.
Muuttuvat kuukausikulut: Arvioi kuinka usein käyt varastolla kuukaudessa. Kerro käyntikerrat matkakustannuksilla (polttoaine tai julkinen liikenne). Jos tarvitset lisää pakkausmateriaalia säännöllisesti, jaa alkukustannus useammalle kuukaudelle.
Kertaluontoiset alkukustannukset: Pakkausmateriaalit, mahdolliset lukot, hyllyt tai säilytysratkaisut. Jaa nämä vaikkapa 12 kuukaudelle jos aiot käyttää varastoa pidempään.
Esimerkkilaskelma todellisesta tilanteesta
Katsotaanpa konkreettinen esimerkki 8 neliön varastosta Kuopiossa:
Perusvuokra: 95 euroa/kk
Vakuutus: 15 euroa/kk
Käyntejä varastolla: 4 kertaa kuukaudessa
Matka yhteen suuntaan: 8 km
Polttoainekulut: 0,10 euroa/km = 8 x 2 x 4 x 0,10 = 6,40 euroa/kk
Pakkausmateriaalit (jaettuna 12 kk:lle): 5 euroa/kk
Todelliset kuukausikustannukset yhteensä: 121,40 euroa
Tämä on 28 prosenttia enemmän kuin pelkkä perusvuokra. Vastaavasti jos valitsisit 15 euroa kalliimman mutta 5 kilometriä lähempänä olevan varaston, säästäisit liikennekustannuksissa noin 4 euroa kuukaudessa, jolloin todellinen lisähinta olisi vain 11 euroa.
Miten säästää varastokustannuksissa
Pitkän aikavälin sopimukset tuovat usein alennuksia. Monet varastoyritykset antavat 5-15 prosentin alennuksen jos sitoudut vuodeksi tai pidemmäksi aikaa.
Yhteisvarasto ystävän tai sukulaisen kanssa puolittaa kustannukset. Jos sinulla on vain muutaman kuutiometrin verran tavaraa, yksi iso varasto kahdelle ihmiselle on paljon edullisempi kuin kaksi pientä.
Harkitse tarkoin kokoa. Liian suuri varasto tuntuu turvalliselta mutta maksaa turhaan. Liian pieni taas täyttyy nopeasti ja joudut ehkä vaihtamaan isompaan. Kysy varastolta neuvoa – heillä on kokemusta siitä, minkä kokoinen tila tyypillisesti riittää erilaisille tavaramäärille.
Yleisimmät virheet budjetoinnissa
Useimmat unohtavat laskea liikennekustannuksia. Jos käyt varastolla viikoittain, vuodessa tulee matkoja yli 50 ja kulut voivat nousta satoihin euroihin.
Toinen yleinen virhe on aliarvioida tarvittavan tilan määrä. Kun varasto on liian täynnä, sinne ei mahdu käymään ja tavarat ovat sekaisin. Reilun ylimääräisen neliön ottaminen alusta alkaen säästää hermoja ja mahdollista varastovaihtoa myöhemmin.
Kolmas moka on unohtaa, että tavaroita pitää suojata kunnolla. Halvat lakanat eivät riitä – kunnon pakkausmateriaalit maksavat jotain mutta säästävät tavaroitasi kosteudelta ja vaurioilta.
Yhteenveto: budjetoi realistisesti
Varastoinnin todellinen hinta ei ole vain se summa joka näkyy hintataulukossa. Kun lasket mukaan kaikki kulut – liikenne, vakuutukset, materiaalit ja oma aikasi – saat realistisen kuvan siitä mitä varastointi todella maksaa. Tee oma laskelmasi rauhassa ennen sopimuksen allekirjoittamista, ja muista että halvin vaihtoehto ei aina ole kokonaistaloudellisesti edullisin. Hyvä suunnittelu säästää rahaa ja vaivaa pitkällä tähtäimellä.