Verkkokaupan kasvaessa yksi suurimmista päänvaivaa aiheuttavista kysymyksistä on logistiikka. Pitääkö varastointi hoitaa omissa tiloissa vai kannattaako ulkoistaa? Molemmat vaihtoehdot tuovat mukanaan etuja ja haasteita, ja oikea ratkaisu riippuu täysin liiketoimintasi vaiheesta, tuotteista ja kasvutavoitteista. Tässä artikkelissa käyn läpi molemmat vaihtoehdot käytännönläheisesti ja kerron, miten teet parhaan valinnan juuri sinun tilanteessasi.
Oma varasto – milloin se on järkevää?
Oman varaston suurin etu on kontrolli. Tiedät tarkalleen, mitä varastossa on, pääset käsiksi tuotteisiin välittömästi ja voit pakatakin tilaukset juuri niin kuin haluat. Tämä sopii erityisen hyvin pienille verkkokauppiaille, jotka toimivat kotoa käsin tai joilla on rajallinen tuotevalikoima.
Itse aloitin vuosia sitten verkkokaupan pyörittämisen kotoa. Tilauksia tuli alkuun muutama päivässä, ja varastointi onnistui vaatekaapissa ja varastohyllyllä. Pystyin pakkaamaan tilaukset iltaisin ja viemään ne postiin aamuisin matkalla töihin. Se oli joustavaa ja halpaa – vuokrakustannuksia ei tullut, ja investoinnit jäivät minimaalisiksi.
Oma varasto toimii parhaiten, kun:
Tuotevalikoima on suppea. Jos myyt vain muutamaa tuotetyyppiä, ei tarvita suuria tiloja eikä monimutkaista varastonhallintaa.
Myyntivolyymi on maltillinen. Kun tilauksia tulee alle 20 päivässä, pystyt itse hoitamaan pakkaamisen ja keräilyn.
Tuotteet ovat pienikokoisia ja kevyitä. Kevyet tuotteet eivät vaadi erikoiskalustoa tai suuria tiloja.
Haluat säilyttää täyden kontrollin. Jotkut yrittäjät haluavat tietää tarkalleen, missä tuotteet ovat ja miten ne pakataan. Oma varasto takaa tämän.
Budjetti on tiukka. Varsinkin alkuvaiheessa oman tilan käyttö (vaikka koti tai pieni vuokratila) on taloudellisesti järkevin ratkaisu.
Oman varaston haasteet kasvuvaiheessa
Kun myynti kasvaa, oma varasto alkaa muodostua pullonkaulaksi. Itse törmäsin tähän, kun tilaukset ylittivät 30–40 päivässä. Yhtäkkiä pakkaaminen vei koko illan, ja jos jäin sairaaksi tai lähdin lomalle, koko toiminta pysähtyi. Lisäksi tuotteiden varastointi levisi ympäri asuntoa – eteiseen, makuuhuoneeseen, jopa kylpyhuoneen kaappiin. Se ei ollut kestävää.
Toinen merkittävä ongelma on skaalautuvuus. Kun tilausmäärät kasvavat, tarvitset lisää tilaa, lisää hyllyjä ja mahdollisesti työntekijöitä. Oman varaston ylläpito vaatii myös varastonhallintajärjestelmän, vakuutukset ja turvallisuusratkaisut. Kustannukset nousevat nopeasti.
Jos myyntisi kasvaa nopeasti tai tuotteet ovat suuria ja vaativat erikoisolosuhteita (kylmäsäilytys, ilmastointi), oma varasto voi muodostua kalliiksi ja hankalaksi.
Ulkopuolinen varastotila – joustavuutta ja ammattimaisuutta
Ulkopuolisen varaston tai logistiikkakumppanin käyttö tuo mukanaan ammattimaisuutta ja joustavuutta. Kun tilaat varastotilan tai käytät 3PL-palvelua (third-party logistics), varasto, keräily, pakkaaminen ja jopa toimitus hoidetaan puolestasi. Tämä vapauttaa aikaa itse liiketoiminnan kehittämiseen.
Ulkopuolinen ratkaisu sopii, kun:
Tilausmäärät kasvavat yli 50 tilausta päivässä. Tässä vaiheessa keräily ja pakkaus alkavat viedä liikaa aikaa itse tehtynä.
Tuotevalikoima laajenee. Suurempi valikoima vaatii enemmän tilaa ja järjestelmällisempää varastonhallintaa.
Haluat keskittyä markkinointiin ja myyntiin. Jos logistiikka ei ole ydintoimintaasi, ulkoistaminen voi olla fiksua.
Tarvitset nopean ja luotettavan toimituksen. Ammattimaiset logistiikkakumppanit hoitavat toimitukset nopeasti ja tehokkaasti.
Haluat kansainvälistyä. Ulkopuoliset toimijat osaavat hoitaa tullimenettelyt, kansainväliset toimitukset ja paikalliset vaatimukset.
Kustannusten vertailu
Ulkopuolisen varaston käyttö ei välttämättä ole kalliimpaa kuin oma tila, vaikka niin usein ajatellaan. Omassa varastossa maksut tulevat vuokrasta, sähköstä, vakuutuksista, varastokalustosta ja mahdollisesta työvoimasta. Ulkopuolisessa varastossa maksat yleensä kiinteää kuukausimaksua tilasta tai volyymipohjaisesti varaston käytöstä ja tilausten määrästä.
Pitkällä tähtäimellä ulkopuolinen varasto voi olla jopa halvempi, koska et sido pääomaa tilaan, laitteisiin tai varastohenkilökuntaan. Voit myös skaalata nopeasti ylös tai alas kysynnän mukaan.
Hybridimalli – paras molemmista maailmoista?
Monelle kasvavalle verkkokaupalle järkevin ratkaisu on hybridimalli. Pidät pienen osan tuotteista omassa varastossa nopeaa toimitusta varten ja loput ulkopuolisessa tilassa. Näin voit hallita tärkeimpiä tuotteita itse ja delegoida ison volyymin ammattilaisille.
Itse päädyin tähän ratkaisuun kasvuvaiheessa. Pidin bestsellerit pienessä vuokratilass käsillä ja muut tuotteet logistiikkakumppanin varastossa. Tämä antoi joustavuutta ja vähensi stressiä merkittävästi.
Vinkit oikean valinnan tekemiseen
Ennen päätöstä laske todelliset kustannukset. Huomioi sekä näkyvät (vuokra, palkat) että piilokustannukset (oma työaika, virheet varastossa). Mieti myös tulevaisuutta – mihin suuntaan liiketoimintasi kehittyy? Jos tavoitteena on nopea kasvu, ulkopuolinen kumppani voi olla parempi valinta alusta alkaen.
Testaa erilaisia vaihtoehtoja. Voit aloittaa pienellä ulkopuolisella tilalla ja katsoa, miten se toimii ennen kuin sitoudut pitkäaikaiseen sopimukseen. Monet logistiikkayritykset tarjoavat joustavia sopimuksia juuri tähän tarkoitukseen.
Lopuksi
Oma varasto sopii pienille verkkokauppiaalle, jotka arvostavat kontrollia ja haluavat pitää kustannukset kurissa. Ulkopuolinen tila puolestaan tuo joustavuutta, ammattimaisuutta ja mahdollisuuden kasvaa nopeasti. Oikea ratkaisu riippuu siitä, missä vaiheessa liiketoimintasi on ja mihin haluat sen vievän. Älä pelkää kokeilla molempia – joskus paras ratkaisu löytyy niiden yhdistelmästä.